Har jeres virksomhed en optimal mødekultur?

Møder kan være gavnlige for rigtig mange ting. Møder sikrer, at medarbejderne komme til orde, og at spørgsmål besvares, før det eventuelt er for sent. Ligeledes er et møde en anledning til at få sat nye tiltag i gang, hvilket kan gavne virksomhedens vækst.

[Følgende artikel er betalt og udarbejdet i samarbejde
med de omtalte virksomheder, eller de virksomheder, der linkes til]

Men møder må heller ikke tage overhånd. Som hovedregel skal der altid være et klart formål med at holde et møde – hvis ikke der er det, bør du som virksomhedsejer overveje, om det, der skal diskuteres eller igangsættes, eventuelt kan ske mellem blot to medarbejdere og ikke hele afdelingen. Hvis du er i tvivl om, om jeres virksomhed har en sund og effektiv mødekultur, kan du læse med herunder og blive klogere.

Hold møderne på et minimum

Faste møder kan være gode, idet alle medarbejderne derved ved, hvornår de næste gang får mulighed for at diskutere noget, de finder presserende. Dog bør møderne ikke ligge fast, hvis det viser sig, at der sjældent er noget reelt at diskutere. Det er derfor vigtigt, at du som virksomhedsejer tager pulsen på netop jeres virksomhed og vurderer, hvornår og hvor ofte det vil give mening for jer at afholde et møde. Hvis der er en konkret grund til at holde mødet, bliver det også nemmere for deltagerne at forberede sig, idet de ved, hvad der er på dagsordenen. I forlængelse heraf er en fast struktur særdeles vigtig for et vellykket møde, og dette indbefatter blandt andet, at tiden overholdes, at dagsordenen følges, og at idéer, der falder uden for mødets emne, gemmes til en anden gang.

Sørg for gode faciliteter

Selvom I måske kun befinder jer i mødelokalet i en times tid ad gangen, er det alligevel vigtigt at prioritere faciliteterne her. En dårlig stol, der giver ondt i ryggen, kan virke forstyrrende og fjerne deltagernes opmærksomhed fra det, mødet faktisk handler om. Hvis I er mange på arbejdspladsen og derfor sommetider bruger kantinen til møder eller lignende, bør I også her prioritere gode kvalitetsmøbler. Her vil kantinestole være yderst velegnede. Fordelen ved kantinestolene er desuden, at de nemt kan flyttes rundt på, hvis I en dag beslutter jer for at afholde mødet et andet sted, end I plejer.

Vælg en person, der styrer slagets gang

Hvis I er mange til mødet, kan der hurtigt gå sniksnak i den, eller det kan være svært at komme omkring alle, der har indvendinger eller gode idéer. Til større møder bør der altid være en person, som fra starten er udnævnt til at facilitere mødet. Denne person har til ansvar at holde styr på, at mødet starter og slutter, som det skal, og at alle punkter på dagsordenen bliver givet cirka lige meget opmærksomhed. Desuden er det vigtigt, at alle deltagere føler sig hørt, da mødet netop er en anledning til, at medarbejderne kan ytre deres meninger om et bestemt emne på arbejdspladsen, og dette kan den mødeansvarlige ligeledes sørge for. Den ansvarlige for mødet kan også passende være den person, der sørger for at få et referat sendt ud til alle deltagerne – og til dem, der af den ene eller anden grund ikke kunne deltage i mødet – så alle er helt klar over, hvad der blev aftalt.